電子領収書とは？紙の領収書との違い・仕組み・法的効力をわかりやすく解説

電子領収書とは何か

領収書は、代金の受け取りがあった事実を示す証拠書類です。法律で「この様式でなければならない」と一律に決められているわけではなく、いつ・誰が・誰から・いくら・何の代金として受け取ったのかが分かれば、証拠書類として機能します。電子領収書は、その内容を紙ではなく電子データで表したものです。

身近な例では、ネット通販の購入履歴からダウンロードする領収書、航空券・鉄道予約サイトの領収書、キャッシュレス決済アプリの利用明細などが電子領収書にあたります。自動車業界でも、車検や整備の会計で電子領収証を発行する仕組みが広がり始めています。

紙の領収書との違い

最も大きい違いは収入印紙です。印紙税は課税文書を「紙で作成し、交付した」ときに課税されます。電子データを提供する方法は文書の交付に当たらないと一般に解されているため、電子領収書には収入印紙が不要とされています。くわしくは電子領収書に収入印紙は不要？で解説しています。

電子領収書の発行の仕組み

電子領収書の発行方法は、大きく3つに分けられます。

1. メールにPDFを添付して送る

もっとも手軽な方法ですが、メールアドレスの取得と送信作業が必要です。誤送信のリスクや、送信履歴の管理という別の手間も生まれます。

2. WEBのマイページからダウンロードしてもらう

通販サイトなどで一般的な方法です。会員登録やログインが前提になることが多く、来店型のビジネスには向かない場合があります。

3. QRコードから閲覧してもらう

窓口でQRコード付きの案内用紙を渡し、お客様がその場でスマートフォンのカメラで読み取る方法です。会員登録もアドレス取得も不要で、来店型の整備工場・販売店と相性がよい方式です。DREAM POWERのオプション「電子領収証システム」もこの方式を採用しています。

電子領収書は法的に有効か

結論として、電子領収書は有効に機能します。前述のとおり領収書の様式は法定されておらず、支払いの事実と必要事項が確認できることが重要だからです。消費税の仕入税額控除の観点でも、インボイス制度上、要件を満たした電子データ（電子インボイス）は適格請求書として扱えます。

ただし、有効に機能させるためには次の点を押さえておく必要があります。

• 発行者（自社）の名称、取引年月日、取引内容、金額が明確であること
• インボイス対応が必要な取引では、登録番号（T＋13桁）と税率ごとの区分を記載すること
• 発行した側も、控えを電子取引データとして保存すること（電子帳簿保存法）
• 二重発行を防ぐため、紙と電子の運用ルールを社内で決めておくこと

整備工場・自動車販売店で使うときのポイント

お客様に「これは領収書ではない」と伝わる案内にする

窓口でお渡しするQRコード付きの用紙は、あくまで案内です。用紙自体に「本紙は領収証ではありません」と明記されていれば、二重発行や誤解を防げます。

紙を希望されるお客様への対応を決めておく

「紙で発行」「電子で発行」を選べる仕組みであれば、お客様の希望に合わせられます。まずは法人のお客様やスマートフォンをお使いのお客様から切り替える、という段階的な進め方が現実的です。

控えの保存方法を顧問税理士と確認する

電子でやり取りした領収書は、発行した側にも電子データのままの保存が求められます。検索できる形で保存すること、訂正・削除の防止措置を講じることがポイントです。

よくある質問

電子領収書は経費として認められますか？

支払いの事実を証明できれば経費精算に使えます。受け取った側は、電子帳簿保存法に沿って電子データのまま保存する必要があります。

電子領収書に印鑑は必要ですか？

領収書への押印は法律上の要件ではありません。慣行として押されているものです。詳しくは電子領収書に印鑑は必要？をご覧ください。

電子領収書を紙に印刷してもよいですか？

受け取った側が自分用に印刷することは自由です。ただし発行側が紙で交付し直すと、紙の領収書の交付として扱われる点に注意が必要です。電子領収書は印刷してもいい？で整理しています。

領収書・領収証・レシートの違い

法律上「領収書」と「領収証」を区別する規定はありません。本サイトでは、システムの名称に合わせて「電子領収証」と表記している箇所があります。

領収書の保存期間

領収書の控えは、一定期間の保存が義務づけられています。

紙で保存すると、年々書庫を圧迫します。電子データで保存できれば、この物理的な負担がなくなります。ただし電子取引データには法令上の保存要件があるため、要件を満たす形での保存が必要です。

紙の領収書を電子化する方法（スキャナ保存）

「電子領収書」には、はじめから電子で発行するものと、紙で受け取ったものをデータ化するものの2種類があります。後者は電子帳簿保存法のスキャナ保存制度にあたり、次のような要件があります。

• おおむね2か月と7営業日以内に入力すること
• 解像度200dpi相当以上、256階調（24ビットカラー）以上で読み取ること
• タイムスタンプの付与、または訂正・削除の履歴が残るシステムの利用
• 取引年月日・取引金額・取引先で検索できること

スマートフォンやデジタルカメラでの撮影も、要件を満たせば認められます。なお、自社が電子で発行した領収証の控えは、スキャナ保存ではなく電子取引の要件で保存します。

電子署名・電子印鑑・タイムスタンプの違い

領収書の押印は法律上の要件ではありません。発行者名・登録番号・発行元システム上での閲覧といった要素で信頼性を示せます。

電子領収書のデメリットと注意点

• 社内体制の整備が必要：誰が発行し、誰が再発行に対応するかを決める
• 導入・運用コスト：システム費用と、現場に定着させるまでの手間
• 改ざん防止の措置：訂正・削除の防止に関する事務処理規程などが必要
• 閲覧環境の整備：ディスプレイやプリンタをすぐ使える状態にしておく
• お客様への配慮：スマートフォンを使わない方には紙で対応できるようにしておく
• ファイルの取り扱い：メール送付時はパスワード設定や誤送信対策を検討する

受け取る側から見たメリット

• 紛失しても、URLからいつでも再表示できる
• 保管・ファイリングの手間がかからない
• 経費精算にそのままデータを使える
• 過去の領収書を検索で探せる
• 雨や汗で文字が消える、感熱紙が退色するといった劣化がない

電子領収書のシステムを選ぶときの比較ポイント

自動車整備工場・自動車販売店の場合、来店したお客様にその場でお渡しできること、そして日々の入金処理と一体になっていることが決定的に重要です。領収書だけを別サービスで作ると、金額や宛名の打ち直しが発生して現場の負担が増えてしまいます。

電子領収書についてのよくある質問

電子領収書の義務化はいつからですか？

領収書を電子で発行することが義務づけられているわけではありません。義務なのは、電子でやり取りした取引データを電子のまま保存することです（2024年1月から本格適用）。紙の領収書の発行を続けても法令違反にはなりません。

電子領収書は無料で作れますか？

個人や小規模な用途であれば、無料のWEBサービスやテンプレートでPDFを作る方法もあります。ただし発行件数が多い事業者では、業務システムと連携して発行履歴が残る仕組みのほうが結果的に手間もリスクも小さくなります。

領収書は自作してもよいですか？

様式は法定されていないため、必要事項を満たしていれば自作の書式でも問題ありません。インボイス対応が必要な場合は、登録番号と税率ごとの区分の記載を忘れないようにしてください。

電子領収書はどうやってお客様に渡すのですか？

メール送信、WEBのマイページ、QRコードの読み取りの3つが主な方法です。来店型の店舗ではQRコード方式がもっともスムーズです。

電子領収書を会社に提出できますか？

PDFをそのまま提出・転送できます。受け取った側は、電子帳簿保存法に沿って電子データのまま保存します。

電子領収書に記載する項目

領収書の様式は法定されていませんが、証憑として機能させるために必要な項目はおおむね決まっています。インボイス対応が必要な場合は、登録番号と税率ごとの区分も加わります。

宛名と但し書きの書き方は、領収書の宛名の書き方と但し書きの書き方で詳しく解説しています。

よくある誤解の整理

電子領収書の導入ステップ

1. 現状把握：月間の発行件数、5万円以上の件数、再発行の頻度を数える
2. 方式の選定：メール／WEB／QRコードのどれが自社の客層に合うかを決める
3. システム選定：業務システムと連携できるか、控えが検索できるかを確認する
4. 社内ルールの整備：紙と電子の使い分け、再発行の担当、控えの保存方法、事務処理規程
5. 試験運用：一部の顧客・一部の拠点で試し、説明トークを固める
6. 全面移行：段階的に対象を広げる

手順の詳細は領収書を電子化する方法｜5つの手順にまとめています。

業種による使われ方の違い

整備工場・自動車販売店は、来店したその場でお渡しする点と1件あたりの金額が大きい点が特徴です。この2つを同時に満たすのがQRコード方式です。

電子領収書に関する用語

電子取引

メールやWEB経由でやり取りした取引情報。電子データのまま保存する義務がある。

スキャナ保存

紙で受け取った書類を読み取ってデータ保存する制度。解像度や入力期間の要件がある。

真実性の確保

データが改ざんされていないことを担保する措置。タイムスタンプや事務処理規程など。

可視性の確保

すぐに画面・書面へ出力でき、日付・金額・取引先で検索できる状態にすること。

適格請求書

インボイス制度で仕入税額控除に必要な書類。登録番号や税率区分の記載が要る。

電子インボイス

電子データで提供する適格請求書。要件を満たせば有効。