電子帳簿保存法で領収書はどうする？発行側・受取側の保存要件を整理

電子帳簿保存法の3つの区分

電子領収書は3つ目の「電子取引」に該当します。電子取引の取引情報は、電子データのまま保存することが求められます。紙に印刷して保存するだけでは要件を満たしません。

発行側にも保存義務がある

電子取引の保存義務は、データを受け取った側だけの話ではありません。自社が電子で交付した領収書の控えも、電子データとして保存する必要があります。紙の領収書であれば複写の控えを綴じておけば足りましたが、電子ではその代わりの仕組みが必要です。

発行と同時にシステム上へ保存され、後から検索・再表示できる仕組みであれば、この要件に沿った運用がしやすくなります。

保存に必要な2つの要件

真実性の確保

次のいずれかの措置が必要です。

• タイムスタンプが付与されたデータを受け取る
• データの授受後、速やかにタイムスタンプを付与する
• 訂正・削除の履歴が残る、または訂正・削除ができないシステムを使う
• 訂正及び削除の防止に関する事務処理規程を定めて、それに沿って運用する

中小規模の事業者では、規程を定めて運用する方法が現実的な選択肢になることが多いです。国税庁がサンプルを公開しています。

可視性の確保

• 保存場所にディスプレイ・プリンタ・操作説明書等を備え付け、すぐに画面・書面に出力できること
• システムの概要書を備え付けること
• 取引年月日・取引金額・取引先で検索できること（範囲指定・項目の組合せ検索も原則必要）

なお、一定の売上規模以下の事業者や、税務職員のダウンロードの求めに応じられる場合など、検索要件が緩和されるケースがあります。自社が該当するかは顧問税理士にご確認ください。

整備工場・自動車販売店での実務チェック

• 電子で発行した領収証の控えが、システム上に残っているか
• 発行日・金額・顧客名で検索できるか
• 訂正・削除の防止についてルール（規程）があるか
• 取引先から電子で届く請求書・領収書の保存場所が決まっているか
• 担当者が退職しても、保存場所と手順が引き継がれるか

DREAM POWERオプションの電子領収証システムでは、発行した電子領収証がWEB管理システムに自動保存され、顧客名・領収証番号・発行日で検索できます。事務処理規程の整備など事業者側で必要な対応とあわせて運用してください。

あわせて考えたいデータの保全

電子で保存する運用に移行すると、データそのものの消失リスクへの備えがより重要になります。業務システムのバックアップ体制については整備ソフトのクラウドバックアップもご参照ください。

まとめ

電子領収書を扱うなら、電子取引データの保存要件（真実性・可視性）を満たす運用が前提になります。発行側にも控えの電子保存が求められる点を押さえ、検索できる形で残る仕組みを選ぶことが、後々の負担を減らす近道です。具体的な適合判断は必ず顧問税理士にご確認ください。