領収書を電子化する方法｜整備工場・車販店の始め方と5つの手順

手順1：現状を数字で把握する

まず、自社が今どれくらいの領収書を発行しているかを把握します。次の3つが分かれば十分です。

• 1か月あたりの領収書の発行件数
• そのうち5万円以上（＝収入印紙が必要）の件数
• 再発行の依頼が月に何件あるか

5万円以上の件数に200円を掛ければ、月々の印紙代がそのまま出ます。この数字が電子化の効果を判断する土台になります。

手順2：電子化の方式を決める

領収書の電子化には主に次の方式があります。来店型のビジネスでは、窓口で完結する方式が現実的です。

QRコード方式なら、お客様の個人情報を追加で預からずに済み、会計の流れも今までとほとんど変わりません。

手順3：業務システムと連携させる

領収書の電子化でつまずきやすいのが、会計・入金処理との二重入力です。別のサービスで領収書だけを電子化すると、金額や宛名を打ち直すことになり、かえって手間が増えます。

普段使っている自動車整備システム・車両販売システムの入金処理からそのまま発行できる仕組みであれば、この問題は起きません。DREAM POWERのオプション「電子領収証システム」は、入金入力の画面から「電子で発行」を選ぶだけで電子領収証が作られ、同時にWEB管理システムへ保存されます。

手順4：社内ルールを決める

導入の成否は運用ルールで決まります。最低限、次の4点を決めておきましょう。

紙と電子の使い分け

原則は電子、希望があれば紙、というシンプルなルールが運用しやすいです。二重発行を避けるため、「電子で発行した後に紙を出す場合は、必ず履歴を確認する」といった手順も決めておきます。

お客様への案内文言

受付での一言を統一しておくと、スタッフによる説明のばらつきがなくなります。「本日の領収証は電子でお渡ししています。この用紙のQRコードをカメラで読み取ってください」で十分です。

控えの保存方法

電子取引データとして保存する方法を決めます。システム上で保存・検索できることに加えて、訂正・削除の防止に関する事務処理規程の整備が必要になる場合があります。

再発行の対応者

誰が再発行できるのかを決めておくと、履歴が乱れません。

手順5：段階的に切り替える

いきなり全件を電子にする必要はありません。次のような順序で広げると、現場が混乱しません。

1. まず法人のお客様（経費精算でPDFが好まれる）
2. 次にスマートフォンをお使いの個人のお客様
3. 最後に、希望されない方だけ紙で対応

電子化でよくある失敗

まとめ

領収書の電子化は、印紙代の削減だけでなく、控えの保管・検索・再発行といった日々の手間を減らす取り組みです。来店型の自動車整備工場・自動車販売店なら、QRコード方式かつ業務システム連携型が最も導入しやすい形です。