領収書の保管期間は7年？10年？法人と個人事業主の違いと控えの電子保存

領収書の保管期間は7年なのか10年なのか。整備工場の事務所の書庫に、車検の領収書の控えや部品商からの領収書が年度ごとに積み上がり、「いつ捨ててよいのか」で手が止まることがあります。答えは事業の形で変わります。法人は原則7年で、青色申告で欠損金が出た年は10年です。個人事業主は青色申告か白色申告か、所得の水準によって5年か7年に分かれます。この記事では、国税庁のタックスアンサーと法人税法施行規則、所得税法施行規則の条文で保管期間を確かめ、起算日の数え方、自社で発行した控え、インボイスの写し、PDFで受け取った領収書の保存方法までを整理します。

この記事で確認した一次情報

領収書の保管期間の早見表（法人・個人事業主）

領収書の保管期間は、法人なら原則7年、青色申告で欠損金が生じた事業年度は10年です。個人事業主は、青色申告なら領収書は原則7年で、前々年分の所得が300万円以下なら5年、白色申告なら5年です。法人の根拠は国税庁のタックスアンサーNo.5930（令和7年4月1日現在法令等）で、帳簿と取引に関して作成または受領した書類を、確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存すると説明し、書類の例に注文書、契約書と並んで領収書を挙げています。青色申告書を提出した事業年度で青色繰越欠損金が生じた年と、青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失金額が生じた年は10年間です（平成30年4月1日前に開始した事業年度は9年間）。個人事業主の根拠は所得税法施行規則第63条とタックスアンサーNo.2080です。どの区分でも、受け取った領収書と、自社が発行した領収書の控えの両方が保存の対象になります。

事業の形領収書（受け取ったもの・発行した控え）帳簿根拠
法人（原則）7年7年タックスアンサーNo.5930、法人税法施行規則第59条
法人（青色繰越欠損金が生じた事業年度）10年10年タックスアンサーNo.5930
個人事業主・青色申告7年（現金の受け払いの際に作成されたもの）7年所得税法施行規則第63条第1項
個人事業主・青色申告（前々年分の所得300万円以下）5年7年所得税法施行規則第63条第2項
個人事業主・白色申告5年法定帳簿7年、任意帳簿5年タックスアンサーNo.2080

インボイスの登録事業者は、消費税の保存期間も重なります。発行した適格請求書等の写しは7年、仕入税額控除のために受け取った請求書等も7年で、所得税や法人税より長くなる場合があります。詳しくは後の節で説明します。

法人の領収書の保管期間（7年と10年）

法人の領収書の保管期間は、作成または受領した日の属する事業年度の終了の日の翌日から2か月を経過した日を起算日として7年間です。法人税法施行規則第59条第1項は、青色申告法人が帳簿書類を「起算日から七年間」保存すると定め、その第3号で「取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し」を対象に挙げています。第2項は起算日を、書類については作成または受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から2月を経過した日とし、申告期限の延長を受けている事業年度はその延長月数に2を加えた月数としています。たとえば3月決算の株式会社で、2026年3月期（2025年4月1日から2026年3月31日まで）に受け取った領収書なら、起算日は2026年6月1日で、2033年5月31日まで保存する計算です。

欠損金が生じた事業年度はタックスアンサーNo.5930のとおり10年間になるため、赤字の年の書類は別の棚に分けておくと取り違えを防げます。

整備工場・車販店で保存対象になる領収書の例

  • お客様に渡した車検、点検整備、鈑金修理の領収書の控え（複写式の控え、システムの発行履歴）
  • 中古車の販売代金や手付金を受け取ったときの領収書の控え
  • 部品商、塗料商、外注先の板金工場から受け取った領収書
  • オークション会場の手数料や陸送費の領収書、ガソリンや工具の購入時の領収書
  • 従業員が立て替えた出張費などの領収書

法人税法施行規則第59条第3項は、一定の書類について、起算日から5年を経過した日以後は財務大臣の定める方法で保存できるとしています。方法は告示で定められるため、書庫の整理で利用を考えるときは、告示の内容を税理士と確認してください。

個人事業主の領収書の保管期間（青色申告と白色申告）

個人事業主の領収書の保管期間は、青色申告なら原則7年、白色申告なら5年です。青色申告者の根拠は所得税法施行規則第63条で、第1項が帳簿と書類を起算日から7年間保存すると定め、第3号の書類（注文書、契約書、送り状、領収書、見積書など）のうち「現金預金取引等関係書類」以外のものは5年間としています。現金預金取引等関係書類とは、同条第3項によると、現金の収受や払出し、預貯金の預入や引出しに際して作成された書類のことです。車検代金を現金で受け取ったときの領収書の控えや、部品代を現金で支払って受け取った領収書はこれに当たるため、7年間の保存になります。第2項は、前々年分の不動産所得の金額と事業所得の金額の合計額が所得税法施行令第195条第1号の金額、つまり300万円以下の人について、第3号の書類を5年を超えて保存しなくてよいとしています。

起算日は第4項で、書類の作成または受領の日の属する年の翌年3月15日の翌日です。2026年中に受け取った領収書なら、起算日は2027年3月16日になります。

白色申告者は、タックスアンサーNo.2080（令和8年4月1日現在法令等）の表のとおりです。収入金額や必要経費を記載した法定帳簿は7年、それ以外の任意帳簿は5年、決算に関して作成した棚卸表などは5年、業務に関して作成または受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類は5年です。

個人事業主の区分保存するもの期間起算日
青色申告帳簿、決算関係書類7年帳簿は閉鎖の日の属する年の翌年3月15日の翌日
青色申告領収書など現金預金取引等関係書類7年（前々年分の所得300万円以下は5年）作成・受領の年の翌年3月15日の翌日
青色申告請求書、見積書、納品書、送り状など（現金預金取引等関係書類以外）5年同上
白色申告法定帳簿7年この記事では未確認（税務署に確認）
白色申告請求書、納品書、送り状、領収書など5年この記事では未確認（税務署に確認）

前々年分の所得が300万円以下かどうかは毎年変わります。迷ったら7年で保存しておけば不足は生じません。どの区分に当たるかは、顧問税理士か所轄の税務署に確認してください。

発行した領収書の控えとインボイスの写しの保管期間

お客様に渡した領収書の控えも、受け取った領収書と同じ期間の保存が必要です。法人税法施行規則第59条第1項第3号と所得税法施行規則第63条第1項第3号は、どちらも「自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し」を保存対象に含めています。整備工場で使う複写式の領収書の控えはこれに当たります。さらに、インボイス制度の適格請求書発行事業者には消費税法上の保存義務もあります。消費税法第57条の4第6項は、適格請求書や適格簡易請求書を交付した事業者に写しの保存を義務づけ、消費税法施行令第70条の13は、その写しを交付した日の属する課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日から7年間保存すると定めています。電子データで提供した場合は、そのデータを同じ期間保存します。領収書に登録番号を載せて適格簡易請求書として渡している整備工場や車販店は、所得税や法人税の保存期間に加えて、この7年も意識しておく必要があります。

受け取る側にも7年のルールがあります。タックスアンサーNo.6496によると、仕入税額控除のための帳簿と請求書等は、帳簿の閉鎖の日や請求書等を受領した日の属する課税期間の末日の翌日から2か月を経過した日から7年間保存し、6年目と7年目は帳簿か請求書等のどちらか一方の保存でよいとされています。部品商から受け取ったインボイス対応の領収書は、この扱いになります。インボイスに対応した領収書の記載事項はインボイス制度に対応した領収書の書き方で解説しています。

PDFで受け取った・送った領収書の保管期間と保存方法

PDFやメールで授受した領収書の保管期間は、紙の領収書と同じです。国税庁の電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】（令和7年6月）の問17は、電子帳簿保存法が所得税法や法人税法の特例を定める法律であるため、電子取引データもそれぞれの法律で定められた期間保存する必要があると回答しています。電子帳簿保存法施行規則第4条第1項も、電子取引の取引情報に係る電磁的記録を、書面で授受したとした場合に保存すべき場所に、保存すべき期間、保存すると定めています。保存の方法には条件があります。電子帳簿保存法第7条により、所得税と法人税の保存義務者は電子取引の取引情報を電磁的記録のまま保存しなければならず、一問一答の問29は、令和4年1月1日以後に行う電子取引について、書面に出力して保存する措置が廃止されたと説明しています。受け取った側だけでなく、PDFの領収書を送った側も、送ったデータを保存する対象です。

  • 改ざん防止の措置：タイムスタンプ、訂正削除の記録が残るか訂正削除できないシステム、訂正削除の防止に関する事務処理規程のいずれか（規則第4条第1項、一問一答 問30）
  • 検索機能：取引年月日その他の日付、取引金額、取引先で検索できること（一問一答 問48）
  • 見読可能装置：ディスプレイやプリンタを備え付けること

検索機能には緩和があります。一問一答の問48と問51によると、税務職員のダウンロードの求めに応じられるようにしている場合、判定期間に係る基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者は検索機能の要件がすべて不要になります。売上高は、個人事業者なら前々年、法人なら前々事業年度で判断します。データを要件どおり保存したうえで、事務の都合で印刷して紙のファイルにも綴じることは、問31で問題ないとされています。電子帳簿保存法の全体像は電子帳簿保存法で領収書はどうする？にまとめています。

整備工場・車販店の領収書を電子化しませんか？

整備システム・整備ソフト DREAM POWERの電子領収証システムでは、入金入力から電子領収証（PDF）を発行した時点で、WEB管理システムに自動で保存され、発行履歴に登録されます。発行日、領収証番号、顧客、発行者（拠点・担当者）、金額が一覧で残り、顧客名や顧客CD、領収証番号、発行日の期間で検索できます。紙の控えを年度ごとに綴じて書庫に積む作業を減らしたい工場にご相談いただいています。

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領収書の控えを電子で残すときの注意点

領収書の控えを電子で残すときは、保存期間の長さと保存要件の両方をシステムの仕様で確かめる必要があります。保管期間は法人で最長10年、インボイスの写しで7年と長いため、発行したデータが何年分残るのか、契約を解約したときにデータを取り出せるのかを導入前に確認しておきましょう。日本カーネットの電子領収証システムについても、データの保存期間は製品ページに記載がないため、ご相談の際にお問い合わせください。検索機能も同じです。この製品の発行履歴の検索条件は、顧客（氏名またはCD）、領収証番号、発行日（自）、発行日（至）の4つで、一覧には金額が表示されますが、金額は検索条件に含まれていません。電子帳簿保存法の検索要件は、基準期間の売上高5,000万円以下の緩和やダウンロードの求めへの対応とあわせて判断することになるため、自社がどの要件を満たす必要があるかは顧問税理士と確認してください。

改ざん防止の措置として事務処理規程を選ぶ場合は、国税庁の一問一答の問33で規程の例が示されています。

紙の領収書を電子化する手順は領収書を電子化する方法で、5つのステップに分けて説明しています。

よくある質問

法人の領収書は何年保管すればよいですか？
国税庁のタックスアンサーNo.5930によると、法人は帳簿と取引に関して作成または受領した書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存します。青色申告書を提出した事業年度で欠損金額（青色繰越欠損金）が生じた年は10年間です（平成30年4月1日前に開始した事業年度は9年間）。受け取った領収書も、発行した領収書の控えも対象です。
個人事業主の領収書は5年ですか、7年ですか？
青色申告者は所得税法施行規則第63条により、現金の受け払いに際して作成された領収書などは7年間です。ただし前々年分の不動産所得と事業所得の合計額が300万円以下の人は5年間でかまいません。白色申告者はタックスアンサーNo.2080の表のとおり、領収書などの書類は5年間です。帳簿は青色、白色とも7年間です。
お客様に渡した領収書の控えも保存が必要ですか？
必要です。法人税法施行規則第59条第1項第3号と所得税法施行規則第63条第1項第3号は、相手方から受け取った領収書等に加えて「自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し」も保存対象にしています。複写式の控えはこれに当たります。インボイスの登録事業者は、消費税法施行令第70条の13でも交付した適格請求書等の写しを7年間保存します。
保管期間はいつから数えますか？
法人の書類は、作成または受領した日の属する事業年度終了の日の翌日から2か月を経過した日が起算日です（法人税法施行規則第59条第2項）。申告期限の延長を受けている事業年度は、延長した月数を加えます。個人事業主の書類は、作成または受領した日の属する年の翌年3月15日の翌日が起算日です（所得税法施行規則第63条第4項）。
PDFで受け取った領収書は、印刷して紙で保管すれば足りますか？
所得税と法人税では足りません。電子帳簿保存法第7条により、電子取引で授受した取引情報は電磁的記録のまま保存します。国税庁の一問一答【電子取引関係】問29は、令和4年1月1日以後の電子取引について、出力した書面による保存の措置が廃止されたと説明しています。データを要件どおり保存したうえで、管理の便宜のために印刷して綴じることは問31で問題ないとされています。
整備工場や車販店で、領収書の発行を整備・販売の管理とまとめて扱えますか？
入金と領収書の発行を別の仕組みで扱うと、金額や宛名の転記ミスが起きやすくなります。自動車整備システム（自動車整備ソフト）や車両販売システム（車販ソフト）の入金入力から領収書を出せば、転記が要りません。整備システム 比較や整備ソフト おすすめの情報を見るときは、整備ソフト 安いかどうかだけでなく、整備システム リースなしで始められるか、電子領収証に対応しているかも確かめてください。

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